Amerpoort gaat voor grip op PNIL

Over Amerpoort

‍Amerpoort biedt zorg aan ruim 2.600 cliënten verspreid over verschillende doelgroepen (Moeilijk verstaanbaar gedrag (MVG), Matig of licht verstandelijke beperking (MVB, LVB), Ernstig verstandelijk meervoudig beperkt (EVMB), Jeugd & Gezin en Ouderen & Verpleegzorg). Met 227 locaties bieden zij zorg aan cliënten verdeeld over een groot gebied tussen Vianen en Almere waarvan de meeste zijn gevestigd rondom Amersfoort en Utrecht. Tijdens een wandeling over de rustgevende hoofdlocatie in de bossen nabij Baarn is voelbaar waar Amerpoort voor staat: ‘’Samen werken aan een goed leven voor mensen met een verstandelijke beperking.’’

‍

Uitdaging

‍De planafdeling is op zoek naar meer overzicht en grip. ‘Processen rondom planning en facturatie verlopen ineffectief en inefficiënt', zeggen Ruth Stel (Contractmanager externe inhuur) en Belinda van Vulpen (Functioneel Beheer ORTEC WS). Zo zijn planners nog veel tijd kwijt aan bellen en mailen om diensten uit te zetten. Door het ontbreken van real time data hebben we te weinig overzicht en facturatie controles kosten veel tijd en zijn foutgevoelig. Daardoor is Amerpoort onvoldoende in control, met het Elanza platform kunnen we deze processen verbeteren.

Een voorbeeld hiervan is het proces rondom de planning van externe krachten, leggen Belinda en Ruth uit:

Belinda: ‘’Open diensten worden vaak per mail verstuurd naar de bureaus waarmee we samenwerken. Het bureau mailt vervolgens weer terug welke kandidaat op welke dienst kan werken. Dit zijn al twee mailtjes waar minstens twee mensen werk aan hebben. Dan wordt er een dummy in het rooster geplaatst. In een apart Excel bestand wordt bijgehouden welke medewerker bij welke dummy hoort. Alle handmatige taken in dit proces kosten tijd. Bovendien is het werken in aparte systemen en lijsten foutgevoelig.’’

“Een andere uitdaging was het controleren van facturen. Hiervoor moeten we de factuur openen en naast het rooster leggen. Bij discrepanties moet er gemaild of gebeld worden om uit te zoeken waar de fout is gemaakt. Ook hier zijn we veel tijd aan kwijt," vult Ruth aan.

‍

De meerwaarde‍

Voor Amerpoort was het tijd om het roer om te gooien, met efficiëntie van interne processen als belangrijkste uitgangspunt:

‘’Dankzij de koppeling die Elanza heeft met ORTEC WS roostersysteem, staan we rechtstreeks in contact met onze leveranciers, zonder tussenkomst van mailtjes, belletjes en appjes. Een dienst kan vanuit het ORTEC WS-rooster worden uitgezet en externe zorgverleners verschijnen met naam weer terug in het rooster. Geen dummy-accounts meer en geen handmatige taken”, vertelt Belinda.

Ook in het facturatieproces komt verandering, legt Ruth uit: ‘’Elanza haalt het gerealiseerde rooster rechtstreeks uit ORTEC WS. Vervolgens brengt het systeem de gewerkte uren samen met de tariefafspraken van onze leveranciers. Uiteindelijk levert dit betrouwbare facturen voor beide partijen op.

‍

De voordelen op een rij
‍

Met de inzet van Elanza kiest Amerpoort voor:

• Correcte facturen met de juiste tarieven;
• Effectief en real-time samenwerken met de bureaus;
• Externe inzet met naam en contactgegevens in het rooster in plaats van een dummy regel. Weten wie er komt, is erg belangrijk;
• Automatische communicatie bij wijzigingen en annuleringen richting de bureaus;
• Meer werkgeluk voor de teams en de planners die willen dat een dienst (kwalitatief) goed en overzichtelijk opgelost wordt;
• Proactief PNIL kosten kunnen verlagen met behulp van uitgebreide rapportages.

‍