Argos optimaliseert alle inhuur processen

Over onze klant Argos Zorggroep

Argos Zorggroep biedt als VVT-organisatie deskundige zorg en behandeling aan ouderen. Dit gebeurt bij de cliënt thuis of in een van hun huizen voor verpleging en/of revalidatie in Schiedam, Vlaardingen, Maassluis, Spijkenisse, Hoogvliet, Poortugaal en Rhoon. Zij zetten in op goede en liefdevolle zorg voor ruim 1.500 ouderen met een lichamelijke en/of geestelijke beperking.

‍

Uitdaging

Jeroen van Zanten, Teamleider Centraal Planbureau van Argos:

“Een groot gedeelte van de openstaande diensten bij Argos Zorggroep worden door een drietal preferente leveranciers ingevuld. De invulling van diensten en de financiële afhandeling is nu niet voldoende efficiënt en effectief en te foutgevoelig. Bij iedere wijziging, annulering of opvulling van een dienst dient er gecommuniceerd te worden met het desbetreffende bureau. Dit betekent ontzettend veel mail- en belverkeer met de bureaus en handmatige acties van onze planners om het rooster rond te krijgen: een behoorlijk tijdrovend en arbeidsintensief proces dat ook nog eens erg foutgevoelig is. Fouten in dit proces kunnen een grote impact hebben, met als gevolg dat er te veel zorgverleners op de stoep staan; zorgverleners niet op het juiste tijdstip aanwezig zijn; of nog erger dat er niemand op de dienst staat ingepland. Dit soort problemen willen we in de toekomst voorkomen door verbeterde automatisering en dit is mogelijk door inzet van Elanza.”

‍

De meerwaarde

Jeroen legt uit:

“Elanza ontzorgt ons bij het invullen van openstaande diensten en in de financiële afhandeling. Zo koppelt Elanza met ons plansysteem Ortec, waardoor onze planners op dezelfde manier blijven werken, maar openstaande diensten automatisch in de gewenste volgorde uit kunnen zetten naar onze leveranciers (Aethon, Luba, Tempo-Team). Het Elanza platform signaleert realtime wijzigingen in onze planning en verzorgt automatisch de communicatie hierover naar de bureaus en zorgverleners."

Ans Hamelink, HRM Manager bij Argos:

“We verwachten dat Elanza ons planbureau veel tijd bespaart en dubbele boekingen voorkomt door een kloppende planning. Ook ontvangen zorgverleners automatisch een briefing en dienst-reminder, waardoor no-shows minder vaak voor zullen komen. Het stroomlijnen van deze communicatielijnen zorgt er ook voor dat diensten sneller opgevuld worden en we dus ook sneller onze planning rond hebben. Ander voordeel: Elanza voorziet ons in een vereenvoudiging van facturatie op basis van realisatie in Ortec, hierdoor ontstaan ook mogelijkheden om het facturatieproces efficiënter te laten verlopen. Vervolgens verschaft Elanza ons meer inzicht via realtime rapportages, waardoor we de flexibele schil nog meer naar eigen wens kunnen inrichten en beheren. Zo houden wij meer tijd over om goede zorg te leveren voor onze cliënten.”

‍

De voordelen op een rij

Met de inzet van Elanza kiest Argos Zorggroep voor:

• Vermindering van handmatige en tijdrovende acties voor hun planners en zorgafdelingen;
• Een efficiënter en gestroomlijnd planproces van externe inhuur via de koppeling met Ortec;
• Geautomatiseerde communicatie met externe bureaus en zorgverleners;
• Forse tijdsbesparing bij het planbureau van Argos;
• Een kloppende planning met minder no-shows en dubbele boekingen;
• Snellere invulling van openstaande diensten;
• Kloppende facturatie op basis van de gerealiseerde uren