Van monnikenwerk naar loslaten: zo regelt Amarant de inzet van uitzendkrachten

Over Amarant

Amarant ondersteunt mensen met een (verstandelijke) beperking, autisme of hersenletsel. Deze zorgorganisatie heeft ruim 5.000 medewerkers, en meer dan 400 locaties in Noord-Brabant. Naast eigen mensen werken er veel uitzendkrachten van verschillende bureaus. In december 2024 verscheen het verhaal over de keuze van Amarant voor Elanza. De aanleiding kwam vanuit IT beleid van Amarant: uitzendkrachten moesten veilig en persoonsgebonden toegang krijgen tot het ECD. Bijna twee jaar later kijken we terug met de mensen die er dagelijks mee werken: Karin Boerefijn (Applicatiebeheerder), Nadine Czifra - Groeneveld (Functioneel Beheerder) en Yvonne Lagas. Zij zet als Medewerker Front Office de diensten uit naar de bureaus.

Waar we stonden

Het begon met een regel die strenger werd. "Wij hadden voor uitzendkrachten algemene inval accounts," vertelt Yvonne. Ofwel: dummy-accounts. Daarmee logden uitzendkrachten in op Nedap, het ECD van Amarant. Wenselijk was dat nooit. Er moest een eigen persoonsgebonden account komen voor iedere uitzendkracht. Daarvoor heb je een bron nodig die klopt: wie werkt wanneer, op welke dienst.

Wat er speelde

Die bron was er niet. Diensten uitzetten was handwerk. Het front office opende het rooster, typte van elke open dienst de datum, tijd en dienstcode over en stuurde die lijst naar een bureau. Daarna: wachten.

Yvonne Lagas, Medewerker Front Office: "Dus je had gewoon een lap van vijftig diensten en dat stuurde je dan naar één uitzendbureau en dan was het wachten tot je hem ingevuld terug kreeg met alle namen van de uitzendkrachten."

Lijsten, Excel, telefoontjes. Ook in het weekend. Yvonne noemt het "monnikenwerk". Zonder duidelijk overzicht. Eén uitzendkracht kon op wel dertig losse regels in het rooster staan, en niemand zag hoeveel diensten die persoon in een maand draaide. Het was daardoor lastig om goed inzicht te houden in arbeidstijden en rustmomenten.

Wat we eraan deden

Amarant maakte Elanza de plek waar het totale inhuurproces samenkomt. Open diensten gaan vanuit Ortec, het plansysteem van Amarant, via de koppeling naar Elanza. Daar worden ze direct uitgezet bij de bureaus. Ingevulde diensten komen automatisch terug in het rooster, met de naam van de uitzendkracht erbij.

Daarbij is Elanza de bron voor tijdelijke toegang tot systemen. In Elanza staat de informatie wie op welke dienst staat, waardoor er via HelloID automatisch een persoonsgebonden account kan worden aangemaakt. De koppeling staat, de inrichting aan de kant van Tools4ever loopt nog. In november start de eerste fase. Uitzendkrachten krijgen dan een eigen account voor het ECD en voor Medimo, de medicatie-app.

De koppeling tussen Ortec en Elanza werkt volgens Karin sinds dag één, functioneel en technisch.

Hoe we het hebben ingericht

Na drie weken voorbereiding ging alles in één keer over. Voor het front office betekende dat een nieuwe manier van werken. Yvonne: "Ook wel spannend, maar wij hadden er wel echt zin in! We dachten: laat maar komen, we gaan het gewoon doen.” Spannend, omdat het team gewend was alles zelf te controleren. En omdat planners en managers meekijken..

Yvonne: "Iedereen kijkt naar hoe wij die diensten invullen. Als er dan een fout in wordt gemaakt, dan zijn wij wel de eersten die daarop worden aangesproken."

Achter de schermen schoof er ook iets. Functioneel beheer en applicatiebeheer zijn bij Amarant twee aparte rollen. Nadine beschrijft wat die rol inhoudt: "Wij zorgen ervoor dat de applicatie in beheer is, dat het op de goede plek ligt binnen de organisatie.” Voor Karin betekende Elanza een nieuwe applicatie om haar collega’s in te ondersteunen. Het werk is daardoor niet minder geworden, maar ze ziet ook wat het de organisatie en haar collega’s oplevert. Contact met Elanza verloopt volgens haar goed, vragen worden meestal dezelfde dag beantwoord.

Wat het oplevert

De grootste verandering zit bij het front office. Yvonne houdt niet meer zelf alle namen bij. Ze zet de diensten uit en het ingerichte proces doet automatisch de rest: "Waar het vroeger om lijsten en belrondes ging, is het nu eenvoudiger: nu zetten we het uit in Elanza en we laten het los." Via Elanza is er automatische communicatie over diensten. "Hierdoor is er veel minder contact nodig, soms mis ik dat wel".

Op de locaties merken ze de verbeteringen ook. In het rooster staat per uitzendkracht wie het is, van welk bureau, en welke diensten die draait. Yvonne: Ik merk wel dat er voor de voorziening echt wel een rust komt omdat het rooster nu gewoon duidelijk is".

Alle diensten van één uitzendkracht staan nu onder één naam. Daardoor is de controle op de Arbeidstijdenwet voor Amarant beter inzichtelijk. Elanza waarschuwt wanneer de Arbeidstijdenwet dreigt te worden overschreden. Dat overzicht was er eerder niet, en het geeft Amarant vertrouwen.

We stelden Yvonne de vraag: hoe zou nu een dag zonder Elanza eruit zien? Yvonne is er helder over:

Yvonne: "Zonder Elanza heb je eigenlijk complete chaos, dan is het overzicht er gewoon niet. Dan moet er overal een draaiboek klaarliggen voor alle communicatie met de bureaus en het handmatig afroepen van elke dienst. Ons hele proces rond de inzet van uitzendkrachten draait inmiddels automatisch op Elanza".

Waarom dit werkt voor Amarant

Wat begon als een oplossing voor een compliancy inlog probleem, is uitgegroeid tot één plek waar de inzet van uitzendkrachten samenkomt.

Het werkt omdat alles nu uit één bron komt. Open diensten gaan vanuit Ortec naar Elanza en komen ingevuld terug in het rooster, met een naam bij elke dienst. Daar is nu een automatisch proces ingericht: de persoonsgebonden accounts via HelloID en het zicht op de Arbeidstijdenwet. Het oude proces was sterk handmatig ingericht, had die bron niet en deed alles handmatig.

Op Elanza bouwt Amarant verder. In november start de eerste fase van HelloID, met eigen accounts voor het ECD en Medimo. Vanaf januari wil Amarant werken met kwalificaties. Dan gaan de eisen van een dienst, zoals specifieke zorghandelingen, mee naar de bureaus.

Terugkijkend is Yvonne kort over de keuze voor Elanza: “Ja, ik zou de keuze gewoon opnieuw maken.”

Wil je hetzelfde bereiken?

Werk je ook met uitzendkrachten van meerdere bureaus en wil je dat overzicht op één plek? Neem contact op met Elanza en ontdek hoe dat er bij jullie uitziet.