Sint Jacob brengt rust, regie en financiële grip terug in de organisatie

Waar we stonden

Sint Jacob is een zorgorganisatie waar continuïteit van zorg dagelijks onder druk staat door de grote hoeveelheid flexibele inzet, de krappe arbeidsmarkt en de noodzaak om elke dag opnieuw voldoende bezetting te organiseren. Een compacte planafdeling, een mix van vast personeel, flex en externe bureaus.

Twee bewegingen kwamen samen. Paul Verkuijlen startte als interim manager planbureau met de opdracht om rust te brengen en de zzp-constructie af te bouwen. Tegelijkertijd werkte Menno Nieuwenhuize vanuit finance aan een ander vraagstuk: hoe krijgen we weer grip op wat er daadwerkelijk betaald wordt aan externe inzet?

Wat er speelde

Operationeel liep de planning. Maar zodra externe bureaus meededen, werd het complex. Veel communicatie verliep via mail en telefoon, afspraken stonden verspreid en actuele informatie was niet altijd voor iedereen gelijk.

“Het brengt rust om te weten dat de informatie op je scherm realtime klopt. Je weet dat je niet dubbel aan het werk bent.”

— Paul Verkuijlen, interim manager planbureau

Aan de financiële kant werden facturen gecontroleerd op uren, maar afspraken over tarieven, ORT of reiskosten werden nauwelijks structureel getoetst. Niet uit onwil, maar omdat het simpelweg te veel losse informatiebronnen waren.

“Het gaat vaak om kleine verschillen. Maar als je dat overal laat lopen, loopt het uiteindelijk gewoon op.”

— Menno Nieuwenhuize, finance

Wat we eraan deden

Sint Jacob is Elanza gaan inzetten als centrale schil als integratie op het bestaande roostersysteem Ortec. Niet als vervanging, maar als verbindende laag voor alle externe inzet.

Voor de planning: één realtime overzicht. Welke diensten staan open, hoe snel reageren mensen, welk bureau levert wat? Voor finance: tariefafspraken worden vooraf vastgelegd en automatisch gekoppeld aan gewerkte uren.

“Nu kan ik met data onderbouwen wat er geleverd is en wat afgesproken was. Dan wordt het gesprek met bureaus heel anders, en kunnen we objectief kijken naar onze samenwerking.”

Hoe we het hebben ingericht

De implementatie verliep bewust stapsgewijs. Geen groot veranderprogramma, geen systeemvervanging. Elanza sluit aan op de bestaande planning en groeit mee met hoe Sint Jacob wil werken.

Voor planners: minder handwerk en meer overzicht. Voor finance: eerder signaleren en controleren vóórdat er betaald wordt.

“We doen dit met vier planners voor ongeveer 700 medewerkers. Elanza biedt nu juist de ruimte voor het huidige team om andere capaciteitsprojecten op te pakken. Dit was eerder niet denkbaar. Dan doe je iets goed in je systemen.”

— Paul Verkuijlen

Wat het oplevert

De grootste opbrengst is niet een dashboard of een losse besparing. Het is rust. Rust in de planning, rust in de gesprekken met leveranciers en rust en overzicht in de organisatie.

Open diensten blijven beter beheersbaar. Externe inzet wordt gerichter aangestuurd. Afwijkingen vallen eerder op. Dat maakt het mogelijk om vooruit te kijken in plaats van continu te reageren.

“Als Elanza zou wegvallen, dan gaan we terug naar bellen en mailen. En veel ad hoc werkzaamheden die versnipperd plaatsvinden. Met het risico dat er niemand komt op openstaande diensten of dat twee mensen tegelijk dezelfde dienst invullen.”

Waarom dit werkt voor Sint Jacob

Elanza voegt voor Sint Jacob geen extra complexiteit toe. Het brengt samenhang tussen operatie en finance en ondersteunt hoe de organisatie wil worden aangestuurd. Het is geen los hulpmiddel. Het is onderdeel geworden van de manier van werken.

In een organisatie die dag en nacht draait, gaat het niet om snelle successen of grote beloftes. Het gaat om beheersing tijdens verandering. Overzicht, regie en financiële grip zorgen ervoor dat de zorg kan blijven doorgaan, ook als de omstandigheden uitdagend zijn.

Wil je hetzelfde bereiken?

Ontdek hoe Elanza zorgorganisaties helpt om flexplanning en externe inzet beheersbaar en toekomstbestendig te organiseren.

Plan een demo met ons team →